KUALA KAPUAS – Upaya melindungi dokumen penting milik warga dari ancaman bencana seperti banjir dan kebakaran, kini dilakukan secara proaktif oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Disarpustaka) Kabupaten Kapuas. Lewat layanan “Lapak” atau Layanan Pengelolaan Arsip Keluarga, petugas datang langsung ke rumah-rumah warga untuk membantu digitalisasi arsip pribadi.
Program ini mulai dijalankan di Kelurahan Selat Hilir, Kecamatan Selat, sebagai langkah awal dari rencana perluasan ke seluruh desa dan kecamatan di Kabupaten Kapuas. Kepala Disarpustaka Kapuas, Aswan, menegaskan bahwa pendekatan jemput bola ini menjadi solusi nyata dalam menghadirkan layanan kearsipan yang menyentuh langsung kehidupan masyarakat.
“Kami tidak menunggu masyarakat datang ke kantor, tapi justru kami yang datang langsung untuk membantu mereka menyimpan arsip penting secara digital,” ujar Aswan, Senin 7 Juli 2025, saat kegiatan Lapak di Selat Hilir.
Dokumen yang didigitalisasi mencakup beragam arsip penting keluarga seperti KTP, KK, akta kelahiran, ijazah, sertifikat tanah, hingga surat nikah. Dengan pemindaian dokumen, seluruh data akan tersimpan secara digital dan dapat diakses kembali jika terjadi kehilangan fisik akibat musibah.
Menurut Aswan, kesadaran masyarakat terhadap pentingnya kearsipan masih tergolong rendah. Padahal, dokumen pribadi sering kali menjadi penentu dalam mengakses layanan publik maupun pembuktian hukum. “Dengan layanan ini, kami ingin mengubah pola pikir masyarakat agar lebih tertib dan sadar akan pentingnya arsip,” jelasnya.
Lapak juga dirancang sebagai antisipasi jangka panjang terhadap risiko bencana yang kerap melanda wilayah Kapuas. Dengan menyimpan salinan digital, dokumen penting keluarga bisa diselamatkan dan dicetak ulang kapan pun dibutuhkan, bahkan saat kondisi darurat sekalipun.
Program ini tidak hanya menyasar warga kota, melainkan akan menyentuh hingga ke pelosok desa. Disarpustaka bekerja sama dengan para camat dan kepala desa agar program ini berjalan menyeluruh dan merata.
“Setelah dari Selat Hilir, kami targetkan seluruh 17 kecamatan bisa dijangkau,” tegas Aswan.
Ia menambahkan, Lapak merupakan bagian dari transformasi layanan publik berbasis teknologi informasi. Lebih dari sekadar menyimpan arsip, program ini bertujuan membangun budaya tertib arsip dalam rumah tangga, sekaligus mendekatkan fungsi kearsipan dengan kebutuhan riil masyarakat. (ds)
